Ngay từ khi nhận làm bằng đại học tại tphcm xuống sân bay và sắp xếp hành lí lên xe bus về kí túc xá của trường, các đội pick up sẽ được phân công để giúp đỡ các em sinh viên. Đến khi về tới AP house, các sempai (sinh viên khóa trên) sẽ tận tình giúp đỡ các kouhai (sinh viên đại học khóa dưới) với mọi việc như dỡ đồ và chuyển đồ từ xe bus hay giải thích bất cứ câu hỏi hoặc thắc mắc nào từ kouhai. Sau khi đã ổn định chỗ ở và nghỉ ngơi đầy đủ, các anh chị trong đội pick up sẽ bắt đầu hướng dẫn những điều cơ bản về cuộc sống thường ngày ở APU đại học. Trước tiên là làm quen với các phương tiện di chuyển ở Beppu bằng việc giới thiệu các loại xe bus với các loại vé khác nhau, sau đó là thăm quan các địa điểm nổi tiếng ở thành phố với các quán ăn, cửa hàng, trung tâm mua sắm được sinh viên đại học ưa thích và thường lui tới. Cuối cùng, các sempai sẽ dẫn các kouhai đi mua sắm đồ gia dụng thiết yếu để chuẩn bị cho cuộc sống bận rộn trong năm học. Vào cuối ngày, sau khi hoàn thất công việc, các sempai sẽ cùng ăn tối với các kouhai để làm quen, kết thân với nhau .
Thế nhưng, để có thể đón tiếp và cung cấp cho các bạn sinh viên mới sang những thông tin, kĩ năng thiết yếu cho cuộc sống tại đây, các anh chị đại học sempai đã phải lên kế hoạch và chuẩn bị một cách kĩ càng, chu đáo từ khá lâu. Có thể nói, các sempai coi việc giúp đỡ các kouhai là một trách nhiệm quan trọng và điều này đã trở thành một truyền thống đáng quí của cộng đồng du học sinh Việt Nam tại APU. Sau khi quá trình giúp đỡ, giới thiệu đại học cho các kouhai hoàn tất, công đoạn cuối cùng của mỗi kì pick up sẽ là một bữa tiệc chào mừng -welcome party.
Tại welcome party, các anh chị sinh viên đại học sẽ cho các kouhai được biết quá trình chuẩn bị pick up công phu ra sao, cuộc sống cơ bản tại trường APU như thế nào thông qua các video mà họ dày công chuẩn bị. Không chỉ có vậy, sẽ còn các mini game, các mini-event được tổ chức xuyên suốt welcome party như các màn biểu diễn tài năng, ca hát từ chính sinh viên mới sang và cả các anh chị khóa trên nhằm mục địch gắn kết cộng đồng sinh viên đại học Việt Nam gần nhau hơn. Cuối cùng trong mỗi chương trình, tất cả mọi người sẽ cùng nhau ca hát, nhảy múa, kết thúc cho một kì pick up thắng lợi và chuẩn bị một tâm lí vững vàng cho các tân sinh viên một năm học đầy thử thách đang chờ đợi phía trước.
